مهر و موم و تقسیم ترکه

نماینده شخصی می‌تواند گزارش حساب و دادخواست نهایی برای تقسیم را زمانی ارائه کند که منابع مالی لازم برای بازپرداخت تمامی دیون و مالیات در دسترس باشد، مهلت زمانی برای ثبت درخواست طلبکاران منقضی شده باشد و ترکه در وضعیت مهر و موم قرار داشته باشد.

نماینده شخصی ملزم است برای تقسیم نهایی یا ارائه گزارش تاییدشده از وضعیت ترکه، دادخواست خود را ظرف مدت یک سال پس از صدور نامه‌ها (یا 18 ماه در صورتی که به اظهارنامه فدرال مالیات بر دارایی‌ نیاز باشد) طرح کند.

نماینده شخصی باید حساب، گزارش و دادخواست تقسیم نهایی را ارائه کرده، دادخواست رسیدگی تنظیم کرده، جلسه رسیدگی را به افراد ذینفع اعلام کند و حکم دادگاه مبنی بر تایید تقسیم نهایی را دریافت کند. در صورتی که نماینده شخصی بخواهد در قبال خدمات خود هزینه دریافت کند، باید همزمان با دادخواست تقسیم نهایی، یک دادخواست هزینه نیز ارائه کند.

در صورتی که همه افرادی که در تقسیم اموال سهم دارند، کتباً اعلام کنند که از حسابرسی چشم‌پوشی کرده و یا رسید دریافت سهم خود را امضا کنند، نیازی به درخواست حساب نهایی نیست.

در صورتی که پس از یک سال بعد از صدور نامه‌ها (یا 18 ماه در صورتی که به اظهارنامه مالیات بر دارایی‌ نیاز باشد) دارایی مهر و موم نشود، نماینده شخصی باید یک گزارش تاییدشده از وضعیت دارایی‌ها ارائه کند.

گزارش وضعیت باید شرایط دارایی، دلایلی که نمی‌توان آن را مهر و موم و تقسیم کرد (برای مثال، یک دعوی قضایی در جریان است، یا حسابرسی مالیاتی ترکه در حال انجام است، یا اموال غیرمنقول باید برای پرداخت دیون یا هدایای نقدی فروخته شوند)، و زمان تخمینی مورد نیاز برای مهر و موم را مشخص کند.

مانند هر دادخواست انحصار وراثت دیگر، یک جلسه استماع برای رسیدگی به گزارش وضعیت تعیین می‌شود. باید حداقل 15 روز پیش از جلسه، یک اطلاعیه جلسه رسیدگی (فرم  DE-120، شورای قضایی) به افراد ذینفع در ترکه ارسال شود.

اطلاعیه جلسه رسیدگی باید حاوی جمله زیر با فونت شماره 10 یا بیشتر و به صورت درشت باشد:

بر اساس بخش 10950 قانون حصر وراثت کالیفرنیا، شما این حق را دارید که درخواست گزارش حساب بکنید. در جلسه رسیدگی، دادگاه می‌تواند حکم صادر کند که ترکه، در راستای منافع ذینفعان و اموال، برای مدت زمان و با شرایطی که از نظر دادگاه منطقی باشد باز بماند و یا به نماینده دستور دهد که درخواست تقسیم نهایی را مطرح کند.

در صورتی که نماینده گزارش وضعیتی ارائه نکند، هر کدام از ذینفعان در اموال می‌توانند طی دادخواستی از دادگاه تقاضا کنند که گزارش وضعیتی دریافت کنند و یا دادگاه به طور خودجوش می‌تواند این گزارش را درخواست کرده و نماینده شخصی را ملزم به اطاعت بکند.

سرپیچی نماینده شخصی از این حکم دلیلی برای ابطال نامه‌های وی است و در صورتیکه تسویه ترکه بیش از یک سال (یا 18 ماه در صورتی که نیاز به اظهارنامه مالیاتی باشد) طول بکشد، دادگاه می‌تواند مزد وی را کاهش دهد.

بر اساس قانون کالیفرنیا، هم نماینده شخصی و هم وکیل وی اجازه دارند مبلغی (که به آن هزینه قانونی گفته می‌شود) برای خدمات معمول خود بردارند و این مبلغ به صورت درصدی از ارزش تخمینی اموال ترکه محاسبه می‌شود. بر اساس بخش 10810 قانون حصر وراثت، فرمول محاسبه این دستمزد به صورت زیر است:

4 درصد اولین صد هزار(100000) دلار به علاوه 3 درصد صد هزار(100000) دلار بعدی به علاوه 2 درصد هشتصد هزار (800000) دلار بعدی به علاوه 1 درصد نُه میلیون (9000000) دلار بعدی به علاوه 1/2 از یک درصد پانزده میلیون (15000000) دلار بعدی.

برای تمامی مبالغ بالای بیست و پنج میلیون (25000000) دلار، مبلغی معقول توسط دادگاه تعیین خواهد شد. در صورتی که گزارش حسابرسی ارائه شود، پایه مبلغی که برای محاسبه هزینه قانونی نماینده استفاده می‌شود، شامل درآمد دریافتی در حین تسویه ترکه، به علاوه دریافتی‌های حاصل از ارزش تخمینی دارایی‌هایی که در حین فرایند تسویه فروخته شدند، منهای ضررهای حاصل از ارزش تخمینی دارایی‌هایی که در حین فرایند تسویه فروخته شدند، می‌باشد.

رهن‌ها و سایر دیون در محاسبه پایه مبلغ در نظر گرفته نمی‌شوند.

پرداختی‌ها برای بدهی‌ها و هزینه‌ها به حساب آورده نمی‌شوند؛ سود و زیان‌های تحقق نیافته (مانند اوراق بهاداری که ارزش آن‌ها از تاریخ فوت افزایش یا کاهش پیدا کرده‌است) نیز به همین ترتیب در نظر گرفته نمی‌شوند، اما فقط در صورتی که دارایی فروخته شده باشد در نظر گرفته می‌شوند.

هزینه‌های قانونی توسط قانون تعیین می‌شوند و در صورت درخواست، دادگاه اختیاری مبنی بر کاهش این هزینه‌ها ندارد مگر اینکه نماینده شخصی در مهر و موم ترکه، تاخیر غیرمنطقی داشته باشد و یا ممکن است به دلیل سوء مدیریت دیگرِ ترکه جریمه شود. با این حال، هرگونه پرداخت به نماینده شخصی باید به عنوان درآمد عادی در اظهارنامه مالیات بردرآمد شخصی وی ثبت شود بنابراین نماینده شخصی، در صورتی که چیزی از ترکه به عنوان ارث به وی می‌رسد (که به عنوان درآمد ذینفع در نظر گرفته نمی‌شود)، می‌تواند به انتخاب خود هزینه‌ای نگیرد.

همچنین، اگرچه نماینده شخصی و وکیل ترکه، حق دریافت درصدی به عنوان هزینه قانونی را دارا هستند، نماینده شخصی می‌تواند مبلغی کمتر از درصد قانونی را درخواست کند و همچنین می‌تواند با وکیل مذاکره کند که وی نیز هزینه کمتری دریافت کند؛ به خصوص اگر ترکه پیچیدگی نداشته باشد و تنها چند دارایی با ارزش بالا (مثل خانه) داشته باشد.

با این حال، هرگونه توافق بین نماینده شخصی و وکیل بر سر هزینه بیشتر، از اعتبار ساقط است. وکیلی که هم نقش نماینده شخصی و هم وکیل را داشته باشد، فقط یک دستمزد دریافت می‌کند مگر اینکه دادگاه از قبل پرداخت دوگانه به وی را تأیید کرده باشد. شرکا یا همراهان وکیل نیز مشمول این بند هستند. افرادی که به عنوان مأموران اجرا همکاری می‌کنند باید این مبلغ را بین خودشان تقسیم کنند.

پیش از پرداخت هر گونه مبلغی به نماینده شخصی یا وکیل باید دادگاه حکم بدهد. هزینه‌هایی که توسط نماینده شخصی یا وکیل صورت گرفته از جمله هزینه طرح دادخواست، رونوشت برابر اصل یا هزینه‌های انتشار در جراید را می‌توان بدون حکم دادگاه بازپرداخت کرد.

برای خدمات غیرعادی که توسط نماینده شخصی و یا وکیل وی انجام می‌شوند، دادگاه مبلغی معقول و عادلانه تعیین می‌کند که به عنوان هزینه اضافی یا فوق‌العاده، به آنان پرداخت شود. 

برخی از نمونه‌های فعالیت‌هایی که غیرعادی در نظر گرفته می‌شوند و مشمول پرداخت فوق‌العاده هستند عبارتند از:

• فروش اموال غیرمنقول، دعوی قضایی مطالبه‌های نسبت به ترکه،
• دعوی حقوقی مربوط به مستغلات، آماده سازی اظهارنامه مالیات بر درآمد و/یا
• مالیات مستغلات و مراجعه به مراجع مالیاتی در مورد حسابرسی مربوط به مالیات‌ها و اعتراضات مربوط به وصیت‌نامه. بر خلاف هزینه‌های قانونی، ضمانتی برای پرداخت هزینه فوق‌العاده وجود ندارد و دادگاه این اختیار را دارد که
• در مورد تخصیص هزینه اضافی تصمیم بگیرد؛ حتی اگر خدمات فوق‌العاده‌ای ارائه داده باشند.

برای مثال، با وجود اینکه فروش اموال غیرمنقول در دسته خدمات فوق‌العاده قرار می‌گیرد، ممکن است دادگاه تشخیص دهد که برای ترکه‌ای که تنها دارایی موجود در آن، محل زندگی شخصی متوفی بوده که به مبلغ 1 میلیون دلار فروخته شده، هزینه قانونی محاسبه‌شده، مبلغی معقول است (هزینه قانونی 21,150 دلار می‌شود). 

نماینده شخصی ملزم است گزارش حسابرسی تمامی معاملات مالی صورت‌گرفته در جریان تسویه ترکه را ارائه کند مگر اینکه همه افرادی که در تقسیم ترکه سهیم هستند، کتبا از فرایند حسابرسی چشم‌پوشی کنند و یا تایید کتبی را مبنی بر دریافت سهم خود از ترکه امضا نمایند (مثلا رسیدی مبنی بر تقسیم اولیه ترکه).

اگر همه افراد ذینفع از گزارش حسابداری چشم‌پوشی کنند، نماینده شخصی همچنان باید گزارشی ارائه دهد که شامل مبلغ دستمزد درخواستی نمایند شخصی و/یا وکیل باشد و بتواند پایه محاسبه هزینه‌ها را تعیین كند.

تمامي حساب‌هاي ارائه شده به دادگاه بايد شامل صورت‌وضعيت مالی و گزارش مديريت تركه بر اساس دستورالعمل‌های موجود در بخش‌های 1064-1060 و 10900 قانون حصر وراثت باشد. گزارش حساب بايد دوره مد نظر را مشخص كند و خلاصه‌ای همراه با جداول دقيق شامل موارد زير داشته باشد:

• دارايی‌های موجود در ابتدای دوره حسابرسی (يعنی ارزش موجودی كليه دارايی‌ها)،
• ارزش دارايی‌های دريافت‌شده در دوره حسابرسی،‌به استثنای دارايی‌های موجود در فهرست اموال،
• رسيدهای درآمد، به استثنای رسيدهای دريافتی از يك كسب و كار يا تجارت،
• درآمد خالص از يك كسب و كار يا تجارت،
• سود فروش،
• بازپرداخت‌ها، به استثنای بازپرداخت مربوط به یک تجارت یا پیشه و به استثنای تقسیم به ذینفعان،
• ضرر فروش،
• ضرر خالص یک تجارت یا پیشه، و
• تقسیم بین ذینفعان و
• دارایی‌های موجود در زمان خاتمه دوره حسابرسی که مطابق با لیست اموال و ارزیابی، هر دارایی را با ارزش تخمینی آن لیست می‌کند.

یک نمونه خلاصه فرم گزارش حساب در این وبسایت موجود است.

علاوه بر این، صورت مالی می‌تواند شامل جداول دیگری نیز باشد که بر اساس بخش 1061 و 1062 قانون حصر وراثت، برای اهداف اطلاع‌رسانی ضروری هستند؛ از جمله:

• جدولی که ارزش بازار تخمین‌زده‌شده اموال را در پایان دوره حسابرسی نشان می‌دهد،
• جدولی که خریدها یا سایر تغییرات در فرم دارایی‌ها را در طی دوره حسابرسی نشان می‌دهد (به جز انتقال وجه بین حساب‌ها در موسسات مالی یا صندوق‌های مشترک بازار پول)،
• جدولی که دریافت‌ها و پرداخت‌ها را بین سرمایه اصلی و درآمد تخصیص می‌دهد اگر ترکه باید به ذینفعِ درآمد تقسیم شود،
• جدولی شامل درآمدها، پرداخت‌ها و عواید حاصل از فروش قابل انتساب به اموالی که به طور خاص به فردی به ارث می‌رسند،
• جدولی شامل محاسبه سود قابل پرداخت از هدایای نقدی خاص به ذینفع، در صورتی که مطابق با بخش 12003،  12004 و 12005 لازم باشد.
• جدولی که شامل روش پیشنهادی برای تقسیم دارایی‌های ترکه بین ذینفعان است و خود شامل تخصیص بین امانت‌های وصیتی است که به موجب وصیت نامه متوفی ایجاد شده‌اند یا امانت‌های فرعی که متوفی در طول حیات خود ایجاد کرده و قابل فسخ هستند، و
• جدولی که همه بدهی‌ها را لیست می‌کند، از جمله وام‌هایی که با وثیقه گذاشتن اموال ترکه دریافت‌شده‌اند، تعهدات مالیات سررسیده و پرداخت نشده، اسناد قابل پرداخت با ترکه، احکامی که بر طبق آنها بدهکاری بر عهده ترکه است، و یا هر گونه بدهی مادی دیگر (به جز بدهکاری‌هایی که در دسته هزینه‌های تکرارشونده هستند مانند اجاره یا هزینه قبوض خدمات شهری).

دو جدول مهمی که باید ضمیمه خلاصه حساب شوند عبارتند از جدول دریافتی‌ها و جدول پرداختی‌ها.

جدول دریافتی‌ها باید موارد زیر را نشان دهد:

• ماهیت و هدف هر مورد؛
• منبع مبلغ دریافتی (سود سهام، بهره، و ...)؛ و
• تاریخ دریافت.

دریافت‌ها می‌توانند یا به ترتیب زمانی و یا بر اساس دسته، لیست شوند. باید دقت کنید که فقط دریافت‌های درآمدی را لیست کنید یا دریافت‌های درآمدی و اصلی را در ستون‌های جداگانه قرار دهید (و یا در جدول‌های جداگانه گزارش کنید).

دریافت‌های اصلی شامل مواردی همچون چك‌های استرداد، چك‌های وصول نشده در زمان فوت متوفی، و به طور كلی دارايی‌هايی كه متوفی مالك آن‌ها بود يا از تاريخ فوت، مستحق دريافت آنها بود حتی اگر تا زمان پس از مرگش آنها را دریافت نکرده باشد (مانند استردادها)؛ اما دریافت‌های درآمدی آن دسته از مبالغی هستند که پس از فوت، به صورت درآمد از اموال ترکه به دست می‌آیند. دارایی‌های اصلی باید در صورت دارایی و برآورد قرار بگیرند. مجموع دریافتی‌های درآمدی باید در بخش هزینه‌های خلاصه حساب قرار بگیرند.

سود یا زیان عبارت است از تفاوت بین قیمت ناخالص فروش و مبلغ تخمینی اموال که در صورت دارایی و برآورد بدان اشاره شده است. در صورتی که دارایی با قیمتی بیش از مبلغ تخمین زده شده فروش رفت، باید در جدول سود فروش لیست شود و اگر با قیمتی کمتر از آن به فروش رسید، باید در جدول ضرر فروش قرار بگیرد.

جدول باید هم قیمت ناخالص فروش و هم مبلغ تخمینی را لیست کند و محاسبه سود یا ضرر خالص را نشان دهد. در صورتی که چندین دارایی به فروش برسند، تفاوت خالص (میزان سود یا زیان در فروش) و یا مجموع همه سود و زیان، باید در خلاصه حساب گنجانده شوند. جدول ضرر فروش همچنین شامل اموالی است که در فهرست اموال لیست شده بودند اما دیگر در مالکیت نماینده نیستند و به شکل دیگر در حساب‌ها در نظر گرفته نمی‌شوند. این لیست می‌تواند شامل اموالی باشد که در آتش سوخته‌اند و یا سایر زیان‌هایی که به طور کامل توسط بیمه پوشش داده نمی‌شوند، و یا از دست رفتن اموال در دعوی حقوقی.

مجموع تمام سود حاصل از فروش باید در بخش هزینه‌های خلاصه حساب قرار بگیرد. مجموع تمام ضرر فروش باید در بخش بستانکاری خلاصه حساب قرار بگیرد.

فروش‌های اموال غیر منقول سردرگم کننده هستند به این دلیل که نماینده معمولا چکی به مبلغ خالص فروش دریافت می‌کند اما وجه دریافتی درآمد در نظر گرفته نمی‌شود، بلکه به عنوان فروش دارایی اصلی در نظر گرفته می‌شود. تفاوت بین ارزش تخمینی اموال غیرمنقول و مبلغ ناخالص فروش باید در جدول سود حاصل از فروش نشان داده شود.

اگر هزینه‌های فروش از قیمت فروش در پایان معامله (مانند پرداخت مالیات بر دارایی، کمیسیون دلال، هزینه ثبت، هزینه آماده‌سازی اسناد و غیره) کم شود، آن موارد باید در جدول پرداختی‌ها لیست شوند.

در مورد دریافتی‌ها، جدول پرداختی‌ها می‌تواند به ترتیب زمانی یا بر اساس نوع پرداخت لیست شود. معمولا جدول زمانی مورد ترجیح است چرا که مشخص کردن وضعیت ترکه و پرداختی‌هایی که نماینده انجام داده بر اساس تاریخ آنها، آسان‌تر است.

جدول پرداختی‌ها

باید موارد زیر را نشان دهد:

• تاریخ پرداخت؛
• دریافت‌کننده (فردی که پرداخت برای وی انجام می‌شود)؛
• هدف پرداخت (بیمه، مالیات اموال غیرمنقول، هزینه دادخواست و غیره)؛ و
• مبلغ پرداختی.

مجموع همه پرداختی‌ها باید در بخش بستانکاری خلاصه حساب قرار بگیرد.

جدول توزیع باید شامل لیستی از تمام وجوه یا دارایی باشد که در طی توزیع اولیه ترکه به وارث یا موصی له داده شده‌است. این جدول باید شامل تاریخ و ارزش دارایی توزیع‌شده و مبلغ ارزیابی آن باشد.

رسید توزیع همچنین باید توسط فردی که اموال را دریافت می‌کند امضا شود و به عنوان اثبات اینکه اموال توزیع شده و به دست فردی که مستحق دریافت آن بوده رسیده، به دادگاه تسلیم شود.

مجموع همه توزیع‌ها باید در بخش بستانکاری خلاصه حساب در نظر گرفته شوند.

جدول اموال موجود از اهمیت بالایی برخوردار است چرا که نشانگر تمام اموالی است که در مالکیت نماینده هستند و باید توزیع شوند. نماینده باید تایید کند که اموال لیست‌شده در جدول، واقعا موجود هستند.

وجه موجود نیز باید توسط آخرین صورتحساب بانکی در پایان دوره حسابرسی تایید شود. سایر اموال (غیر نقدی) باید با استفاده از همان شرحی که در صورت دارایی و برآورد وجود داشت (به جز اینکه اموال غیرمنقول را می‌توان با آدرس خیابان در جدول اموال موجود مشخص کرد اما شرح کامل حقوقی باید در حکم توزیع نهایی ارائه شود) شرح داده شوند.

اموال باید توسط شماره آنها در فهرست اموال مشخص شوند (و ترجیحا برای تشخیص آسان‌تر به همان ترتیبی که در صورت دارایی و برآورد نوشته شده‌اند) و باید با همان ارزشی که در صورت دارایی و برآورد مشخص شده‌اند، لیست شوند.

نماینده باید صورت دارایی و برآورد را با جداول حساب مقایسه کند و اطمینان حاصل کند که تمامی اموال لیست‌شده در صورت دارایی و برآورد به صورت فروش یا توزیع در حساب در نظر گرفته شده‌اند؛ و یا در جدول اموال موجود ذکر شده‌اند.

مجموع تمام اموال موجود باید در بخش بستانکاری خلاصه حساب ذکر شود.

مطابق با بخش 1061 و 1062 قانون حصر وراثت مذکور در بالا، ممکن است برای اهداف اطلاعاتی نیاز به جداول بیشتری نیز  باشد. اگرچه این جدول‌ها، در صورت شامل بودن باید در محاسبات خلاصه حساب گنجانده شوند اما ارزش دلاری آنها ذکر نمی‌شود.

در هر صورت، نیاز است که یک جدول دیگر وجود داشته باشد که ارزش تخمینی بازار اموال موجود را در پایان دوره حسابرسی نشان دهد. ارزش بازاری اموال را می‌توان در جدولی جداگانه ارائه کرد و یا این اطلاعات را می‌توان به صورت ستونی جداگانه در جدول اموال موجود منتشر کرد.

پیش از مهر و موم ترکه، نماینده باید درخواستی مبنی بر توزیع نهایی ثبت کند. این درخواست به طور کلی شامل سه بخش است:

• حسابداری (مگر اینکه تمامی افراد مستحق دریافت ترکه با امضای سند از این بخش صرفنظر کنند،
• گزارش تسويه كه شامل خلاصه و روايتی كامل از اقدامات صورت گرفته توسط نماينده در مديريت تسويه تركه است، و
• يك دادخواست مبنی بر تقاضا از دادگاه برای تاييد حساب‌ها (اگر ارائه شده باشد)، تاييد توزيع اموال تركه، به علاوه موارد ديگری كه نياز به تاييد دادگاه دارند (مانند اجازه پرداخت مبالغ به نماينده يا وكيل).

اين دادخواست در قالب دادخواستی حقوقی است و عنوان آن نشانگر محتوای آن است؛ براي مثال، اولين و آخرين حساب و گزارش مجری، دادخواست دريافت هزينه‌های قانونی و دادخواست توزيع نهايی.

به عنوان نمونه ديگر، در صورتی كه درخواست صرف‌نظر از حسابرسی ارائه شده باشد و درخواستی برای هزینه نماینده نباشد، عنوان سند می‌تواند سند لغو حساب و گزارش نماینده قانونی و دادخواست توزیع نهایی باشد.

دادخواست کاملا جامع است و نماینده باید دقت کند که تمامی اطلاعات مربوط به مدیریت تسویه ترکه، اقدامات صورت گرفته حین تسویه، اموال باقیمانده و در دست توزیع، و نام‌ها، نشانی‌ها و نسبت ذینفعانی را که اموال را دریافت خواهند کرد، ذکر نماید. در هر شرایط، زمانی که مالی به فردی زیر سن قانونی برسد، باید تاریخ تولد وی ذکر گردد.

حتی اگر از حسابرسی کامل دریافت‌ها و پرداخت‌ها صرف نظر شده باشد، دادخواست باید همچنان شامل لیستی از اموالی که در دست توزیع هستند باشد (و باید با جزییات شرح داده شوند و توضیحات حقوقی اموال غیرمنقول نیز ارائه شوند). دادخواست باید همچنین یک تاییدیه داشته باشد. 

در ادامه، لیستی از برخی اشتباهات رایج در آماده‌سازی حساب نهایی، گزارش و دادخواست توزیع نهایی را می‌بینید:

• عدم ارائه اطلاعیه‌ها طبق قانون.
• عدم ارائه حساب در قالب مناسب.
  • عدم قراردادن خلاصه حساب در قالبی که قوانین محلی توصیه کرده‌اند.
  • استفاده از ارقام ناصحیح.
  • عدم آیتم‌بندی درآمد دریافتی و عدم نمایش منبع درآمد.
  • عدم آیتم‌بندی پرداخت‌ها، عدم نمایش تاریخ پرداخت، فردی که پرداخت به وی صورت گرفته و هدف پرداخت.
  • مطالبات نابجا.
• عدم توضیح ماهیت اموالی که در دست توزیع هستند؛ یعنی اموال مجزا، مشترک یا شبه مشترک.
• عدم ذکر و شرح تمامی اموال در دست توزیع در متن دادخواست یا در جدول یا ضمیمه دادخواست، صرف نظر از اینکه از حق حسابرسی چشم‌پوشی شده باشد یا خیر.
  • ارائه توضیحات حقوقی یا شماره‌های بسته ارزیاب برای تمامی اموال غیرمنقول.
  • ارجاع به اموال مشروحه در وصیت‌نامه یا صورت دارایی و برآورد ناکافی است.
• عدم توضیح دقیق روش تقسیم ترکه.
  • تعیین وراث بدون وصیت‌نامه و اثبات نسبت.
  • بیان حقایق مربوط به هر گونه ادعای رفع مسئولیت و تاثیر آنها.
  • اطلاع‌رسانی به دادگاه در مورد واگذاری‌ها-درصورت وجود.
  • توضیح تقسیمات اولیه و تاریخ ثبت احکام.
  • اگر وصیت‌نامه سهمی را بین دو نفر از ذینفعان یا تعداد بیشتری به صورت درصدی و کسری تقسیم کند، باید محاسبات و میزان مبالغی که به هر نفر داده می‌شود مشخص گردد.
  • پیگیری شرایط وصیت‌نامه در رابطه با واگذاری دارایی‌ها؛ توضیح کاهش یا رجوع از وصیت یا سایر شرایط غیر عادی.
• عدم توضیح مطالبات بستانکاران و لیست کردن انتقال کلیه مطالبات.
• عدم آیتم‌بندی کردن تمامی مطالبات بستانکاران در رابطه با ترکه ورشکسته، عدم نمایش دسته‌ای که هر یک از مطالبات در آن جای می‌گیرد، عدم تخصیص متناسب اموال باقیمانده به بستانکاران و یا پرداخت بدهی‌هایی که مطالبه نشده‌اند.
• عدم درج محاسبه هزینه قانونی نماینده و وکیل، صرف نظر از اینکه از حسابرسی چشم‌پوشی شده باشد یا خیر.
  • اعلام پرداخت‌های مجاز به عنوان هزینه.
  • در صورت صرف نظر از حساب، باید قانون 7.550 کالیفرنیا در تعیین پایه هزینه برای ترکه مورد حسابرسی رعایت شود.
  • در صورتیکه چندین نماینده و وکیل در مدیریت ترکه دخیل باشند، باید اطلاعیه جلسه رسیدگی به تقسیم نهایی به نماینده یا وکیل پیشین داده شود و یا توافقنامه‌ایی مبنی بر تقسیم حق‌الزحمه امضا شود.
• در صورتی که در زمان درخواست هزینه فوق‌العاده، در عنوان دادخواست یا درخواست یا اخطاریه جلسه رسیدگی، اشاره‌ای به این درخواست نشود.
• زمانی که قرار بر تقسیم یک امانت وصیت‌نامه‌ای است، عدم گنجاندن شرایط امانت در رابطه با ترتیب توزیع به نحوی که شرایط موجود در زمان توزیع را تحت تأثیر قرار دهد. عدم بیان شرایط مربوطه به صورت زمان حال و سوم شخص، به جای نقل قول کلمه به کلمه وصیت‌نامه. باید رضایت‌نامه کتبی امین پیش از جلسه رسیدگی در پرونده موجود باشد.
• عدم دریافت گواهی جواز هیئت مالیات فرانشیز برای مواقعی که ارزش ترکه بیش از 1,000,000 دلار است و دارایی‌های زیر 250,000 دلار به افراد غیر مقیم تقسیم می‌شوند.
• عدم ادعای اینکه آیا نماینده بر اساس قانون مستقل مدیریت ترکه ایفای نقش می‌کرده و عدم بیان دقیق معاملات صورت گرفته بر اساس IAEA.
• عدم شرح واگذاری دارایی‌ها در مواقعی که وارث، موصی له یا ذینفع پیش از تقسیم ترکه فوت کند.
• عدم رعایت مفاد بخش 11900-11904 قانون حصر وراثت در رابطه با مصادره، تقسیم ترکه به وراث مفقود‌الاثر، موصی له یا ذینفع.
• عدم ارائه بیانیه مطابق بخش 13115-13100 قانون حصر وراثت پیش از جلسه رسیدگی در مواقعی که تقسیم ترکه بر اساس بخش‌های ذکر شده صورت خواهد پذیرفت.
• عدم رعایت قوانین محلی در مورد تقسیم ترکه بین افراد زیر سن قانونی.
  • بیانیه‌های بخش 3401 یا 3413 قانون حصر وراثت را پیش از جلسه رسیدگی ثبت کنید.
  • در صورت نیاز به قیم برای ترکه، نام قیم و شماره پرونده قیمومیت را ذکر کنید. ارائه یک نسخه از نامه‌های قیمومیت نیز ممکن است ضروری باشد.
  • در صورتی که بنا است وجوهی توسط قیم در حسابی مسدود واریز شوند، نام و نسبت قیم و نام و محل سپرده را بیان کنید.
• عدم درخواست ایجاد ذخیره مناسب ختم پرونده برای بدهی‌های مالیاتی پرداخت نشده یا نزدیک به موعد، مطالبات بستانکاران یا هزینه‌های ختم پرونده (برای مثال گواهی و ثبت حکم نهایی).
• عدم درج یک بند جامع در مورد اموالی که بعدا کشف می‌شوند.
• عدم ارائه پیشنهاد به دادگاه برای حکم تقسیم نهایی.

زمانی که دادخواست را تکمیل و امضا کردید، بایستی یک تاریخ برای جلسه رسیدگی از کارمند بخش تقویم حصر وراثت بگیرید و دادخواست را تقدیم دادگاه کنید. 

گام اول

طرف جلو و نیمه بالایی پشت فرم زیر را پر کنید:

• اطلاعیه جلسه رسیدگی (حصر وراثت) (فرم DE-120، شورای قضایی)

گام دوم

حداقل 15 روز پیش از تاریخ جلسه، فرم اطلاعیه جلسه دادرسی را به افراد مورد نظر پست کرده یا شخصا به دستشان برسانید. فقط اطلاعیه جلسه دادرسی باید پست شود (به جز افرادی که اطلاعیه ویژه درخواست کرده‌اند- به این افراد نیز باید یک نسخه از دادخواست داده شود)، اما اکیدا توصیه می‌شود که یک نسخه از دادخواست نیز به همه افرادی که اطلاعیه جلسه دادرسی را دریافت می‌کنند ارسال گردد. نکته: شما نمی‌توانید اوراق را خودتان پست کرده یا تحویل دهید-- از کسی بخواهید که پست کردن یا تحویل دادن را برای شما انجام دهد. اطلاعیه باید به افراد زیر داده شود:

• تمام نمایندگان شخصی که دادخواست نداده‌اند؛
• همه افرادی که درخواست اطلاعیه ویژه کرده‌اند؛
• تمام وراث و موصی له شناخته شده که تحت تاثیر دادخواست قرار می‌گیرند؛
• دادستان کل، در صورتی که بخشی از ترکه به نفع ایالت کالیفرنیا مصادره می‌شود و منافع آن تحت تاثیر دادخواست قرار می‌گیرد؛ و
• و اگر ترکه ورشکسته است، هر طلبکاری که مطالبه وی مجاز و تایید شده است اما مبلغی به وی پرداخت نشده است.

گام سوم

از شخصی که اطلاعیه جلسه رسیدگی را پست کرده است، بخواهید پشت فرم «گواهی خدمات از طریق پست» را امضا کند. اصل اطلاعیه جلسه دادرسی را به همراه فرم تکمیل شده «خدمات از طریق پست» نزد کارمند ثبت حصر وراثت، ثبت کنید.

پیشنهاد حکم تقسیم نهایی باید حداقل 10 روز پیش از دادرسی (ولی ترجیحا در زمان ثبت دادخواست حکم نهایی) به دادگاه ارائه شود. حکم باید از محتویات دادخواست تقسیم نهایی پیروی کند و باید راجع به وراث و ذینفعانی که قرار است مالی از ترکه دریافت نمایند، میزان سهم آنها و منافع مشخص آنها در هر مورد از اموال، دقیق باشد. همانطور که در بخش دارایی و برآورد شرح داده شده است، هر دارایی باید با جزییات لیست شود. پس از آنکه حکم توسط قاضی تایید و امضا شد، اگر ترکه شامل اموال غیرمنقول باشد، برای ثبت در سوابق نماینده شخصی و سوابق، حداقل یک نسخه رونوشت برابر با اصل باید دریافت شود.

نماینده شخصی باید از افرادی که از ترکه مالی دریافت می‌کنند، رسید دریافت کند. در رابطه با اموال غیرمنقول، نماینده شخصی باید یک کپی برابر اصل از حکم تقسیم نهایی را در کشوری که اموال غیرمنقول در آن قرار دارند ثبت نماید. ثبت حکم به منزله رسید از دریافت‌کننده اموال تلقی می‌شود. رسید از دریافت‌کننده باید از تمام دریافت‌کنندگان در زمانی که بر اساس حکم تقسیم نهایی، دارایی به آنان توزیع می‌شود گرفته شود. تمام رسیدها باید پیش از طرح دادخواست تسویه نهایی ثبت شوند.

تقسیم دارایی‌های ترکه بر اساس حکم دادگاه، نماینده شخصی را از مسئولیت نسبت به اموال مذکور در حکم مبرا می‌کند. حکم معافیت، از نماینده شخصی در مقابل شکایت‌های احتمالی به خاطر تخلفات ادعایی در طول دوره تسویه ترکه محافظت می‌کند.

تا زمان صدور حکم معافیت نماینده شخصی، فرایند تسویه ترکه کامل نشده است و دادگاه همچنان بر نماینده شخصی به منظور اجرای اجباری دستوراتش قدرت دارد.

زمانی که نمایند شخصی، شرایط موجود در حکم تقسیم نهایی را رعایت کند و رسیدهای مناسب را تسلیم کند، وی باید در یک دادخواست یکجانبه درخواست معافیت نهایی خود را ارائه کند. نماینده شخصی باید پس از معافیت، به خدمات درآمد داخلی (Internal Revenue Service) و هیئت مالیات فرانشیز(Franchise Tax Boar) اطلاع دهد که وی دیگر به عنوان امین ترکه فعالیت نمی‌کند.