إغلاق التركة وتوزيعها

يمكن أن يقدم الممثل الشخصي حسابًا نهائيًا وعريضة التوزيع عند وجود أموال كافية لسداد جميع الديون والضرائب، وانتهاء وقت تقديم مطالبات الدائنين، وعندما تكون حالة التركة تقتضي إغلاقها.

يتعين على الممثل الشخصي تقديم عريضة للتوزيع النهائي أو تقرير تم التحقق منه عن حالة التركة في غضون عام واحد بعد إصدار أمر تنفيذ الوصية (أو 18 شهرًا إذا كان الإقرار الضريبي الفيدرالي مطلوبًا).

يجب على الممثل الشخصي تقديم حساب نهائي وتقرير وعريضة للتوزيع النهائي، وتحديد جلسة استماع للعريضة، وإخطار المعنيين بجلسة الاستماع، واستصدار أمر من المحكمة بالموافقة على التوزيع النهائي. إذا أراد الممثل الشخصي أن يتقاضى أجرًا نظير خدماته، يجب أيضًا أن تشمل عريضة التوزيع النهائي عريضة بالرسوم.

لا يلزم تقديم حساب نهائي إذا وقّع كل من يجب توزيع التركة عليه على تنازل كتابي عن الحساب أو إقرار كتابي باستلام نصيبه من التركة.

إذا تعذر إغلاق التركة في غضون عام واحد بعد إصدار أمر تنفيذ الوصية (أو 18 شهرًا إذا كان لا بد من تقديم إقرار ضريبي فيدرالي عن التركة)، يجب على الممثل الشخصي تقديم تقرير تم التحقق منه عن حالة التركة.

يجب أن يبين تقرير الحالة وضع التركة، وأسباب عدم إمكانية إغلاقها وتوزيعها (كأن يكون هناك مثلًا دعوى قيد النظر، أو تدقيق على ضرائب عقارية، أو ممتلكات عقارية يجب بيعها لسداد ديون أو هدايا نقدية)، وبيان الوقت المقدر لإغلاق التركة.

تُحدد جلسة استماع لتقرير الحالة بالطريقة نفسها التي تُنظر بها أي عريضة أخرى لإثبات صحة وصية. يجب إرسال إشعار بجلسة استماع (النموذج DE-120، المجلس القضائي) إلى الأشخاص ذوي المصلحة في التركة قبل 15 يومًا على الأقل من تاريخ جلسة الاستماع.

يجب أن تُدرج العبارة التالية في إشعار جلسة الاستماع بخط غامق لا يقل حجمه عن 10 نقاط بحيث يكون أغلبه من الكلمات التالية:

لك الحق في تقديم عريضة للحصول على حساب بموجب القسم 10950 من قانون إثبات صحة الوصايا في كاليفورنيا. في الجلسة، يجوز للمحكمة أن تأمر بأن تظل التركة مفتوحة للمدة وبالشروط التي تراها المحكمة معقولة إذا كان ذلك في مصلحة التركة والمستفيدين، أو يجوز للمحكمة أن تأمر الممثل بتقديم عريضة للتوزيع النهائي.

إذا لم يقدم الممثل تقرير حالة، يجوز لأي شخص له مصلحة في التركة أن يطلب من المحكمة الحصول على تقرير حالة، أو قد تطلب المحكمة من تلقاء نفسها التقرير وتستدعي الممثل الشخصي إلى المحكمة للامتثال.

من أسباب إلغاء أمر تنفيذ الوصية عدم امتثال الممثل الشخصي للأمر، وقد تخفض المحكمة أيضًا من أجره إذا تجاوز وقت إدارة وصاية التركة عامًا واحدًا (أو 18 شهرًا إذا كان الإقرار الضريبي الفيدرالي مطلوبًا).

يسمح قانون ولاية كاليفورنيا لكل من الممثل الشخصي ووكيل الممثل الشخصي بتقاضي رسوم (يشار إليها باسم الرسوم القانونية) مقابل الخدمات العادية وتُحسب كنسبة مئوية من القيمة المقدرة للممتلكات العقارية. وإليك معادلة حساب الرسوم، من القسم رقم 10810 من قانون إثبات صحة الوصية:

%4 من أول مائة ألف دولار (100,000 دولار) زائد 3% من المبلغ مائة ألف دولار التالي (100,000 دولار) زائد 2% من المبلغ ثمانمائة ألف دولار التالي (800,000 دولار) زائد 1% من المبلغ تسعة ملايين دولار التالي (9,000,000 دولار) زائد ½ من 1% من المبلغ خمسة عشر مليون دولار التالي (15,000,000 دولار).

أما المبالغ التي تزيد قيمتها على خمسة وعشرين مليون دولار (25,000,000 دولار)، فتحدد المحكمة مبلغ رسوم معقولًا. إذا تم تقديم محاسبة، تشمل قاعدة الرسوم المستخدمة لحساب الرسوم القانونية أيضًا الدخل المستلم في أثناء إدارة وصاية التركة، مضافًا إليه المكاسب الزائدة على القيمة المقدرة على الأصول المبيعة في أثناء إدارة وصاية التركة، ومطروحًا منه أي خسائر من القيمة المقدرة على الأصول المبيعة في أثناء إدارة وصاية التركة.

لا تؤخذ التزامات الرهون العقارية أو الديون الأخرى في الحسبان عند حساب قاعدة الرسوم.

لا تؤخذ المبالغ المصروفة للديون أو النفقات في الحسبان، ولا تُحسب أرباح أو خسائر غير محققة (مثل الأوراق المالية التي زادت أو انخفضت قيمتها منذ تاريخ الوفاة)، ولا تحسب إلا إذا تم بيع الممتلكات بالفعل.

تُحدد الرسوم القانونية بموجب القانون، وفي حالة الطلب، فليس للمحكمة سلطة تقديرية لتخفيض مبلغ الرسوم، ما لم يتأخر الممثل الشخصي تأخرًا غير معقول في إغلاق التركة أو تُفرض رسوم إضافية (كغرامة) على سوء إدارة آخر للتركة. ومع ذلك، يجب الإبلاغ عن أي رسوم تُدفع إلى الممثل الشخصي في إقراره عن ضريبة الدخل الشخصي على أنها دخل عادي، بحيث يجوز للممثل الشخصي اختيار عدم تحصيل رسوم إذا كان سيتلقى ممتلكات من التركة على سبيل الإرث (التي لا تُحسب على أنها دخل للمستفيد).

وعلى الرغم من أنه يحق للممثل الشخصي ومحامي التركة تقاضي النسبة القانونية كرسوم، فللممثل الشخصي أن يطلب مبلغًا أقل من النسبة القانونية، ويمكنه أيضًا التفاوض مع المحامي على تخفيض الرسوم، لا سيما إذا كانت التركة بسيطة وليس بها إلا على عدد قليل من الأصول ذات القيمة العالية (كالمنزل مثلًا).

ومع ذلك، فأي اتفاق بين الممثل الشخصي والمحامي لتقاضي أجر بقيمة أعلى هو باطل. يجوز للمحامي الذي يتصرف بصفة الممثل الشخصي والمحامي أن يتقاضى رسومًا واحدة فقط، ما لم توافق المحكمة مسبقًا على أن يتقاضى الرسوم مرتين. ينطبق ذلك أيضًا على زملاء المحامي أو شركائه. يجب على من يتصرفون بصفتهم منفذين مشاركين للوصية تقاسم الرسوم فيما بينهم.

لا بد من استصدار أمر من المحكمة قبل دفع أي رسوم للممثل الشخصي أو المحامي. قد تُصرف النفقات التي دفعها الممثل الشخصي أو المحامي، مثل رسوم التقديم أو إصدار النسخ المعتمدة أو تكاليف النشر، دون استصدار أمر من المحكمة.

يمكن أيضًا دفع أجر إضافي، وهو يُعرف باسم الرسوم الاستثنائية، للممثل الشخصي و/أو محامي الممثل الشخصي مقابل الخدمات غير العادية بالمبلغ الذي تقرر المحكمة أنه عادل ومعقول. 

من أمثلة أنواع الخدمات التي تُعد استثنائية ويمكن منح أجور استثنائية لها هي:

• بيع العقارات، والتقاضي في الدعاوى ضد التركة،
• الدعاوى التي تنطوي على العقارات، وتجهيز الدخل، و/أو
• الإقرارات الضريبية للتركة والتمثيل أمام السلطات الضريبية بشأن عمليات التدقيق للإقرارت، والطعون في الوصية. على النقيض من الرسوم القانونية، ليس هناك ما يضمن دفع الرسوم الاستثنائية، وللمحكمة السلطة التقديرية
• في تحديد إذا كان سيُسمح بأجر إضافي أم لا، حتى عندما يتم تقديم خدمات ذات طبيعة استثنائية.

على سبيل المثال، قد تعتبر المحكمة أن الرسوم القانونية المحسوبة فيما يخص التركة التي بها أصل وحيد هو المسكن الشخصي الذي كان يقيم فيه المتوفى وتم بيعه بمبلغ مليون دولار هي الأجر المعقول (ستبلغ قيمة الرسوم القانونية 21,150 دولارًا)، حتى وإن كان بيع العقارات يُعد نوعًا من الخدمات التي يمكن منح أجر استثنائي عليها. 

إن الممثل الشخصي ملزم بتقديم حساب للمعاملات المالية التي جرت خلال إدارته لوصاية التركة ما لم يكن جميع مَن يحق توزيع التركة عليهم قد وقعوا على تنازل كتابي عن الحساب أو إقرار خطي بأن الشخص قد استلم نصيبه من التركة (على سبيل المثال، إيصال بتوزيع مبدئي).

إذا تنازل جميع مَن يحق توزيع التركة عليهم عن الحساب، يجب على الممثل الشخصي أيضًا تقديم تقرير يشمل مبلغ الأجر الذي طلبه الممثل الشخصي و/أو المحامي ويحدد أساس احتساب الرسوم.

يجب أن تتضمن جميع الحسابات المقدمة إلى المحكمة بيانًا ماليًا وتقريرًا عن إدارة وصاية التركة وفقًا للإرشادات المحددة المنصوص عليها في الأقسام 1060 إلى 1064 و10900 من قانون إثبات صحة الوصايا. يجب أن يذكر الحساب الفترة التي يغطيها وأن يحتوي على ملخص مؤيد بملاحق مفصلة ويوضح ما يلي:

• الممتلكات تحت اليد في بداية الفترة المحاسبية (أي القيمة المجرودة لجميع الأصول)،
• قيمة الأصول المستلمة خلال الفترة المحاسبية، غير شاملة للممتلكات المدرجة في الجرد،
• مقبوضات الدخل، باستثناء الأموال المكتسبة من التجارة أو الأعمال التجارية،
• صافي الدخل من التجارة أو الأعمال التجارية،
• الأرباح من المبيعات،
• المبالغ المصروفة، بخلاف المبالغ المصروفة للتجارة أو الأعمال التجارية وبخلاف التوزيع على المستفيدين،
• الخسائر في المبيعات،
• صافي الخسائر من التجارة أو الأعمال التجارية،
• التوزيعات على المستفيدين،
• والممتلكات تحت اليد في نهاية الفترة المحاسبية، وذلك بإدراج كل أصل بقيمته المقدرة على النحو الوارد في الجرد والتقييم.

يحتوي هذا الموقع الإلكتروني على نموذج لملخص الحساب.

قد يتضمن البيان المالي أيضًا ملاحق أخرى مطلوبة لأغراض المعلومات بموجب القسمين 1061 و1062 من قانون إثبات صحة الوصايا، إن أمكن، مثل:

• ملحق يبين القيمة السوقية المقدرة للأصول تحت اليد اعتبارًا من نهاية الفترة المحاسبية،
• ملحق يبين المشتريات أو التغييرات الأخرى في شكل الأصول خلال فترة المحاسبة (بخلاف التحويلات النقدية بين الحسابات في المؤسسات المالية أو صناديق الاستثمار في أسواق المال)،
• ملحق يخصص المبالغ المقبوضة والمصروفة بين رأس المال والدخل، إذا كان سيتم توزيع التركة على مستفيد من الدخل،
• ملحق يسرد الدخل والمصروفات وعائدات البيع المنسوبة إلى الممتلكات الموصى بها على وجه التحديد،
• ملحق يبين حساب الفائدة التي يجب دفعها على هدايا نقدية محددة للمستفيد، إذا كان ذلك مطلوبًا بموجب الأقسام 12003 و12004 و12005 من قانون إثبات صحة الوصايا.
• ملحق يوضح التوزيع المقترح لأصول التركة على المستفيدين، بما في ذلك التوزيع بين ائتمانات الوصية المنشأة بموجب وصية المتوفى أو الائتمانات الفرعية المنشأة بموجب ائتمان على الحياة قابل للإلغاء أنشأه المتوفى في حياته،
• وملحق يسرد أي التزامات، ومن بينها القروض المضمونة بأصول من التركة، والتزامات الضرائب المستحقة غير المسددة، والأوراق المالية المستحقة الدفع من التركة، والأحكام التي تتحمل التركة المسؤولية عنها، أو أي التزام جوهري آخر (دون الالتزامات التي تُعد مصروفات متكررة كمدفوعات الإيجار أو المرافق).

أهم ملحقين يجب إرفاقهما بملخص الحساب هما ملحق المقبوضات وملحق المصروفات.

يجب أن يوضح ملحق المقبوضات ما يلي:

• طبيعة كل بند والغرض منه،
• مصدر المبلغ المقبوض (حصص الأرباح، الفائدة، أو غير ذلك)،
• وتاريخ الاستلام.

يمكن سرد المقبوضات إما بالترتيب الزمني وإما حسب الفئة. يجب أن تكون حريصًا على سرد مقبوضات الدخل فقط أو فصل مقبوضات الدخل ومقبوضات أصول التركة في عمودين منفصلين (أو سردهما في ملحقين منفصلين).

تشمل مقبوضات أصول التركة بنودًا مثل شيكات المبالغ المستردة، والشيكات غير المصروفة عند وفاة المتوفى، وتتكون عمومًا من الأصول التي يمتلكها المتوفى أو كان يحق له قبضها اعتبارًا من تاريخ الوفاة، حتى لو لم تُقبض حتى بعد تاريخ الوفاة (مثل المبالغ المستردة)، بينما تمثل مقبوضات الدخل الأموال التي تكسبها التركة بعد تاريخ الوفاة على الأصول العائدة للتركة. يجب سرد أصول التركة في قائمة الجرد والتقييم. يجب سرد إجمالي جميع مقبوضات الدخل في جانب الرسوم من ملخص الحساب.

الربح أو الخسارة هو الفرق بين سعر البيع الكلي والقيمة المقدرة للأصل، كما هو موضح في الجرد والتقييم. يجب سرد مبيعات أصول التركة في ملحق الأرباح من المبيعات، إذا كان الأصل قد بِيع بأكثر من قيمته المقدرة، أو وفقًا لملحق الخسائر في المبيعات، إذا كان الأصل قد بِيع بأقل من قيمته المقدرة.

يجب أن يسرد الملحق كلًا من سعر المبيعات الكلي وقيمة التقييم، ويبين العملية الحسابية التي أدت إلى صافي الربح أو الخسارة. يجب أن يُدرج في ملخص الحساب صافي الفرق (المبلغ المكتسب من البيع أو الخسارة من البيع)، أو إجمالي جميع الأرباح وجميع الخسائر، في حالة بيع أصول متعددة. يسرد ملحق الخسائر في المبيعات أيضًا الممتلكات المدرجة في الجرد التي لم تعد في حوزة الممثل ولم يتم حسابها بطريقة أخرى. قد تشمل الممتلكات التي دُمرت بفعل حريق أو غيرها من الخسائر في الأرواح التي لا يغطيها التأمين بالكامل، أو الممتلكات المفقودة من خلال التقاضي.

يجب سرد إجمالي جميع الأرباح من المبيعات في جانب الرسوم من ملخص الحساب. يجب سرد إجمالي جميع الخسائر من المبيعات في جانب الرصيد من ملخص الحساب.

مبيعات الممتلكات العقارية من الأمور المحيرة لأن الممثل كثيرًا ما يتلقى شيكًا بالمبلغ الصافي للبيع، لكن الأموال المقبوضة لا تُعد دخلًا، ولكنها بيع أصل من أصول التركة. يجب أن يظهر الفرق بين القيمة المقدرة للممتلكات العقارية والمبلغ الكلي لسعر المبيعات في ملحق للأرباح من المبيعات.

إذا خُصمت أي تكاليف بيع من سعر البيع عند إغلاق حساب الضمان (مثل مدفوعات ضريبة الممتلكات، وعمولات الوسطاء، ورسوم التسجيل، ورسوم إعداد المستندات، وما إلى ذلك)، يجب إدراج هذه العناصر في ملحق المبالغ المصروفة.

كما هي الحال مع المقبوضات، يمكن ترتيب ملحق المبالغ المصروفة إما ترتيبًا زمنيًا بالتاريخ وإما حسب نوع المصروف. وبشكل عام، يفضل الملحق المرتب زمنيًا لأنه ييسر معرفة حالة التركة والمدفوعات التي سددها الممثل في أي تاريخ معين.

يجب أن يوضح ملحق المبالغ المصروفة ما يلي:

• تاريخ الصرف،
• المستفيد (الذي تم السداد له)،
• الغرض من الصرف (تأمين، ضريبة ممتلكات عقارية، رسوم التقديم، وما إلى ذلك)،
• ومبلغ الصرف.

يجب سرد إجمالي جميع المبالغ المصروفة في جانب الرصيد من ملخص الحساب.

يجب أن يتضمن ملحق التوزيعات قائمة بجميع الأموال النقدية أو الممتلكات التي تم توزيعها على وريث أو موصى له في التركة من خلال التوزيع المبدئي. يجب أن يتضمن الملحق التاريخ والقيمة للأصل الموزع بقيمته المقدرة.

يجب أيضًا أن يوقع الشخص المستلم للممتلكات على إيصال التوزيع وتقديمه إلى المحكمة كدليل على أن الممتلكات قد تم توزيعها واستلامها ممن هو مستحق لها.

يجب سرد إجمالي جميع التوزيعات في جانب الرصيد من ملخص الحساب.

يُعد ملحق الممتلكات الموجودة تحت اليد مهمًا لأنه يمثل جميع ممتلكات التركة المتبقية في حوزة الممثل التي سيتم توزيعها. يجب أن يتحقق الممثل من أن الممتلكات المدرجة في الملحق هي تحت اليد بالفعل.

يجب التحقق من النقد المتوفر من خلال أحدث كشف حساب بنكي في نهاية الفترة المحاسبية. يجب وصف الممتلكات الأخرى (غير النقدية) باستخدام الوصف نفسه الوارد في الجرد والتقييم (غير أنه يمكن تحديد العقارات عن طريق عنوان الشارع في ملحق الممتلكات الموجودة تحت اليد، لكنه يجب إدراج الوصف القانوني الكامل في حكم التوزيع النهائي).

يجب تحديد الممتلكات من خلال رقم البند في الجرد (ويفضل أن يُذكر بالترتيب نفسه المذكور في الجرد والتقييم لسهولة التحقق منه)، ويجب إدراجه بالقيمة المدرجة في الجرد والتقييم.

يجب على الممثل مراجعة قائمة الجرد والتقييم بمقارنتها مع ملاحق الحساب، للتأكد من أن جميع الأصول المدرجة في الجرد والتقييم قد تم حسابها، إما من خلال البيع أو التوزيع، وإما أن الأصل موجود في ملحق الممتلكات تحت اليد.

يجب سرد إجمالي جميع الممتلكات تحت اليد في جانب الرصيد من ملخص الحساب.

قد يُطلب أيضًا إضافة ملاحق أخرى لأغراض المعلومات بموجب القسمين 1061 و1062من قانون إثبات صحة الوصايا، حسب ما ذُكر أعلاه. لا تُذكر القيم بالدولار لهذه الملاحق في ملخص العمليات الحسابية للحساب، على الرغم من أنه يجب ذكر الملاحق، إن أمكن.

في جميع الحالات، يُطلب ملحق إضافي يبين القيمة السوقية المقدرة للأصول الموجودة في نهاية الفترة المحاسبية. يمكن إضافة القيمة السوقية للأصول في ملحق منفصل أو يمكن سرد المعلومات في عمود منفصل في ملحق الممتلكات تحت اليد.

قبل أن يتم إغلاق التركة، يجب على الممثل تقديم عريضة للتوزيع النهائي. وبشكل عام، تتكون العريضة من ثلاثة أجزاء:

• جزء حسابي (ما لم يكن جميع الأشخاص المستحقين للتوزيع قد وقعوا على التنازلات،
• وتقرير إدارة وصاية التركة، الذي يضم ملخصًا كاملًا للإجراءات التي اتخذها الممثل في إدارة وصاية التركة ويكون مكتوبًا بصيغة سردية.
• وعريضة يُطلب فيها من المحكمة الموافقة على الجزء الحسابي (في حال تقديمه)، والموافقة على توزيع أصول التركة، ويُطلب فيها أي أمور أخرى لا بد من أن توافق المحكمة عليها (مثل السماح بدفع رسوم للممثل أو المحامي).

يجري إعداد العريضة في شكل مرافعة قانونية، وتُعنون بوصف لمحتويات الوثيقة، على سبيل المثال، الحساب الأول والأخير وتقرير منفذ الوصية، عريضة للسماح بالرسوم القانونية والتوزيع النهائي.

وعلى سبيل المثال، إذا تم تقديم تنازلات عن الجزء الحسابي ولم تكن هناك طلبات لتقاضي أجر، يمكن أن تُعنون الوثيقة بـ: التنازل عن الحساب وتقرير الممثل الشخصي، وعريضة التوزيع النهائي.

تكون العريضة مستفيضة ويجب أن يحرص الممثل على ذكر جميع المعلومات ذات الصلة بإدارة التركة، والإجراءات المتخذة في أثناء إدارة وصاية التركة، والممتلكات المتبقية التي سيتم توزيعها، وأسماء المستفيدين الذين سيحصلون على الممتلكات وعناوينهم وعلاقاتهم. في جميع الحالات، إذا كانت الممتلكات ستوزع على شخص قاصر، يجب ذكر تاريخ ميلاد القاصر.

حتى إذا تم التنازل عن الجزء الحسابي الكامل لجميع المقبوضات والمدفوعات، يجب أن تضم العريضة قائمة بالممتلكات المتبقية التي سيتم توزيعها (ويجب وصفها بالتفصيل، ويشمل ذلك الأوصاف القانونية للعقارات). يجب أن تتضمن العريضة أيضًا تحققًا من الصحة. 

إليك قائمة بالأخطاء الشائعة التي تحدث عند إعداد الحساب الختامي والتقرير وعريضة التوزيع النهائي:

• عدم إرسال الإشعارات على نحو ما يقتضي القانون.
• عدم وضع الجزء الحسابي بالشكل الصحيح.
  • عدم إدراج ملخص الحساب بالتنسيق الذي تتطلبه القواعد المحلية.
  • استخدام رقم بادئ غير صحيح.
  • عدم تفصيل الدخل المستلم في بنود وعدم توضيح مصدر الدخل.
  • عدم تفصيل المبالغ المصروفة وعدم توضيح تاريخ الدفع والمدفوع له والمبلغ المدفوع ولأي غرض.
  • المطالبة بإعفاءات دون وجه حق.
• عدم وصف طبيعة الأصول المتاحة للتوزيع، أي ملكية مستقلة أو مشتركة أو شبه مشتركة.
• عدم السرد والوصف لجميع الأصول المتاحة للتوزيع، سواء في متن العريضة أو في ملحق أو مرفق مصاحب، وسواء تم التنازل عن الحساب أم لا.
  • تقديم الأوصاف القانونية وأرقام الأجزاء للمقيّم لجميع العقارات.
  • نقص الإشارة إلى الممتلكات الموصوفة في الوصية أو إلى قائمة الجرد والتقييم.
• عدم تحديد الطريقة التي ستوزع بها التركة على وجه التحديد.
  • تعيين ورثة من دون وصية وبيان العلاقات.
  • ذكر الحقائق المتعلقة بأي إخلاء مسؤولية وتأثيرها.
  • إرسال التكليفات، إن وجدت، إلى المحكمة لمراجعتها.
  • وصف التوزيعات الأولية وتاريخ تقديم الأوامر.
  • إذا كانت الوصية تشير إلى حصص كسرية أو نسبة مئوية لمستفيدَين أو أكثر، فوضح الحسابات والمبالغ التي سيتم توزيعها على كل مستفيد.
  • تتبع شروط الوصية فيما يتعلق بالتصرف في الأصول، واشرح سقوط الحق والرجوع في الوصية أو غيرهما من الظروف غير العادية.
• عدم وصف نشاط مطالبات الدائنين وعدم سرد التصرف في جميع المطالبات.
• بالنسبة للتركات المعسرة، عدم تفصيل جميع مطالبات الدائنين في بنود مفصلة، وعدم بيان الفئة التي تنتمي إليها كل منها، والتقسيم الصحيح للأصول المتبقية بين الدائنين، أو سداد الديون التي لم يتم رفع دعوى بشأنها.
• عدم إدراج حساب الأجر القانوني للممثل والمحامي، سواء تم التنازل عن الحساب أم لا.
  • ذكر المدفوعات المسموح بها على حساب الأجر.
  • إذا تم التنازل عن الحساب، فاحرص على الالتزام بقاعدة محاكم ولاية كاليفورنيا رقم 7.550 بشأن التركة التي يتعين احتسابها عند تحديد أساس الرسوم.
  • إذا كان عدة ممثلين أو محامين مشتركين في إدارة وصاية التركات، يجب تقديم إشعار بجلسة الاستماع بشأن التوزيع النهائي للممثل أو المحامي السابق، أو تقديم اتفاق بشأن تقسيم الرسوم.
• عدم ذكر التسمية التوضيحية للعريضة ولطلبها وفي إشعار الاستماع عند الإشارة إلى الطلب عند طلب رسوم غير عادية.
• عندما يتم التوزيع إلى ائتمان الوصية، يتم طلب عدم إدراج شروط في أمر التوزيع بطريقة تؤدي إلى تفعيل الشروط الموجودة في وقت التوزيع. عدم ذكر الأحكام ذات الصلة بصيغة المضارع وبصيغة الغائب بدلًا من الاقتباس حرفيًا من الوصية. يجب أن تكون موافقة الأمين الكتابية على التصرف مسجلة في الملف قبل جلسة الاستماع.
• عدم الحصول على شهادة تخليص مجلس ضريبة الامتياز إذا تجاوزت قيمة التركة 1,000,000 دولار وتم توزيع أصول لا تقل قيمتها عن 250,000 دولار على غير المقيمين.
• عدم الادعاء بإذا كان الممثل يتصرف بموجب قانون الإدارة المستقلة للتركة، وعدم ذكر المعاملات التي تمت بموجب ذلك القانون على وجه التحديد.
• عدم النص على التصرف في الأصول في حالة وفاة الوريث أو الموصى له أو الوارث قبل توزيع التركة.
• عدم الامتثال لأحكام الأقسام من 11900 إلى 11904 من قانون إثبات صحة الوصايا بشأن أيلولة المال إلى الدولة لانقطاع الميراث أو التوزيع إلى وريث أو موصى له أو وارث مفقود.
• عدم تقديم إقرار بموجب الأقسام من 13100 إلى 13115 من قانون إثبات صحة الوصايا لتقديمه قبل جلسة الاستماع بشأن العريضة إذا كان التوزيع سيتم وفقًا لهذه الأقسام من القانون المذكور.
• عدم الالتزام بالقواعد المحلية بشأن التوزيع على القصر.
  • تقديم الإقرارات بموجب القسم 3401 أو 3413 من قانون إثبات صحة الوصايا قبل جلسة الاستماع.
  • إذا كانت الوصاية على التركة مطلوبة، فاذكر اسم الوصي ورقم حالة إجراء الوصاية. قد تكون هناك حاجة أيضًا إلى نسخة من أمر تنفيذ الوصية.
  • إذا كانت الأموال ستودع في حساب مغلق من قِبل أمين الحفظ، فاذكر اسم وعلاقة أمين الحفظ واسم ومكان الإيداع.
• عدم طلب إنشاء مبلغ احتياطي مناسب للإغلاق عن الالتزام الضريبي غير المسدد أو الطارئ، أو مطالبات الدائنين، أو تكاليف الإغلاق (على سبيل المثال، التصديق وتسجيل الحكم النهائي).
• عدم إدراج بند شامل للممتلكات المكتشفة لاحقًا.
• عدم تقديم مقترح حكم التوزيع النهائي إلى المحكمة.

عند الإتمام والتوقيع، سيتعين عليك الحصول على تاريخ جلسة استماع من موظف تقويم إثبات صحة الوصايا وتقديم العريضة إلى المحكمة. 

الخطوة 1

أكمل الوجه والنصف العلوي من ظهر النموذج التالي:

• إشعار جلسة استماع (إثبات صحة الوصية) (النموذج DE-120، مجلس القضاء)

الخطوة 2

أرسل نموذج إشعار جلسة الاستماع بالبريد أو سلمه يدًا بيد إلى كل شخص يحق له تلقي إشعار قبل موعد الجلسة بـ 15 يومًا على الأقل. يجب إرسال إشعار جلسة الاستماع فقط بالبريد (باستثناء الأشخاص الذين قدموا طلبًا للحصول على إخطار خاص – يجب إعطاؤهم نسخة من العريضة أيضًا)، لكنه يوصى بشدة بإرسال نسخة من العريضة أيضًا بالبريد إلى كل من يتلقى إشعارًا بجلسة الاستماع. ملحوظة: لا يمكنك إرسال الأوراق بالبريد أو تسليمها يدًا بيد – اطلب من شخص آخر إرسالها بالبريد أو تسليمها بالنيابة عنك. يجب إرسال الإشعار إلى:

• أي ممثل شخصي لم يقدم عريضة،
• جميع الأشخاص الذين طلبوا إخطارًا خاصًا،
• كل وريث أو موصى له معروف متأثر بالعريضة،
• النائب العام، إذا كان أي جزء من التركة ستؤول ملكيته إلى ولاية كاليفورنيا، وستتأثر مصلحته بالعريضة،
• وكل دائن قُبلت مطالبته أو تمت الموافقة عليها ولكنها لم تُدفع قيمتها، إذا كانت التركة معسرة.

الخطوة 3

اطلب من الشخص الذي أرسل إشعار جلسة الاستماع بالبريد أن يوقع على إثبات التبليغ بالبريد على ظهر النموذج. قدم إشعار جلسة الاستماع الأصلي مع إثبات التبليغ المكتمل بالبريد لموظف سجلات إثبات صحة الوصية.

ينبغي تقديم الحكم المقترح بالتوزيع النهائي إلى المحكمة قبل 10 أيام على الأقل من جلسة الاستماع (ولكن يفضل أن يكون ذلك في وقت تقديم عريضة التوزيع النهائي). يجب أن يوافق الحكم مضمون عريضة التوزيع النهائي ويجب أن يكون محددًا بدقة فيما يتعلق بالورثة والمستفيدين الذين سيحصلون على ممتلكات من التركة ونسبتهم أو نصيبهم المحدد في كل عنصر. يجب أن يُسرد كل أصل بالتفصيل، كما هو موضح في قائمة الجرد والتقييم. بعد موافقة القاضي على الحكم والتوقيع عليه، يجب الحصول على نسخة مصدقة واحدة على الأقل ليستخدمها الممثل الشخصي عند الحاجة وللتسجيل، إذا كانت التركة تضم عقارات.

يجب على الممثل الشخصي أن يستلم الإيصالات من الأشخاص الذين يتلقون ممتلكات من التركة. في حالة العقارات، ينبغي للممثل الشخصي تسجيل نسخة مصدقة من حكم التوزيع النهائي في المقاطعة التي يقع فيها العقار. يُعد تسجيل الأمر هو إيصال من الشخص الذي وُزعت عليه الممتلكات. يجب طلب إيصال توزيع من كل شخص وُزعت عليه ممتلكات في وقت توزيعها عليه بموجب أمر التوزيع النهائي. يجب تقديم كل إيصال إلى المحكمة قبل تقديم عريضة لإبراء الذمة النهائي.

إن توزيع أصول التركة وفقًا لأمر المحكمة يمنح الممثل الشخصي الحق في إبراء ذمة كامل فيما يتعلق بالممتلكات المدرجة في الأمر. ومرسوم إبراء الذمة يحمي الممثل الشخصي من مقاضاته بعد ذلك بسبب ما يُزعم من سوء تصرف خلال فترة إدارة وصاية التركة.

حتى يقيد أمر يبرئ ذمة الممثل الشخصي، فإنه لا تكتمل إدارة وصاية التركة، وتظل المحكمة تتمتع بسلطة على الممثل الشخصي بغرض الإجبار على تنفيذ أوامرها.

عندما يمتثل الممثل الشخصي لشروط حكم التوزيع النهائي ويقدم الإيصالات الصحيحة، يجب على الممثل الشخصي، بناءً على عريضة يقدمها طرف واحد، تقديم تأكيد لإبراء الذمة النهائي. بعد إبراء الذمة، يجب على الممثل الشخصي إخطار دائرة الإيرادات الداخلية ومجلس ضريبة الامتياز بأنه لم يعد يتصرف بصفته وكيلًا عن التركة.