آماده‌سازی دادخواست
نقل و انتقال اموال در هنگام مرگ و نحوه برنامه‌ریزی برای پیری
نموداری از فرآیند تنظیم انحصار وراثت تهیه شده است تا به شما کمک کند مراحل اصلی را که در اجرای انحصار وراثت وجود دارد درک کنید. ممکن است بخواهید قبل از ادامه، در مورد آن مشاوره داشته باشید.
چگونه دادخواست خود را آماده کنید
-
Fill out and copy your forms
You will need to provide the original and at least one photocopy of each form:
- Petition for Probate (Form DE-111) and all attachments
- Original Will (if there is one)
- Notice of Petition to Administer Estate (Form DE-121)
- Duties and Liabilities of Personal Representative (Form DE-147)
- Confidential Supplement (Form DE-147S)
You also may need to file the following forms if you need to prove a Will:
- Order for Probate (Form DE-140)
- Letters (Form DE-150)
- Proof of Holographic Instrument (Form DE-135)
- Proof of Subscribing Witness (Form DE-131)
-
Give notice by mail to all interested persons
All persons or entities (such as churches or other charities) named in the Will, including each person or corporation nominated as executor, and all persons who would be entitled to inherit as heirs by intestate succession (even if the decedent left a Will) are entitled to receive notice of the Petition for Probate.
Additional information must be provided to the court if a person's address is unknown so that notice cannot be given. In that situation, you must make a reasonable effort to locate the missing person and file a declaration or affidavit to tell the court what steps you have taken.
If a citizen of a foreign country dies without leaving a Will or leaves a Will that does not name an executor, or if it appears from the Will that property will pass to a citizen of a foreign country, then notice must also be given to a recognized diplomatic or consular official of the foreign country, if that official maintains an office in the United States.Notice requirements:
Notice must be given by first class mail or by personally delivering a copy to each person or entity at least 15 days prior to the hearing. Each person should receive a copy of the "Notice of Petition to Administer Estate" showing the hearing date information. It is also recommended (but not required) that each person be sent a copy of the Petition for Probate with all attachments.
Note: If you are the person who is asking to be appointed as personal representative, you cannot mail the copies but must have someone else who is not a party mail the documents for you. After the copies have been mailed or delivered, have the person who mailed the documents complete the Proof of Service by Mail on the reverse side of the Notice of Petition to Administer Estate and sign the Proof of Service by Mail.
Check to make sure that all of the persons and entities listed under 9 of the Petition for Probate have been given notice. If additional space is needed, attach a separate page. File the signed Proof of Service by Mail with the court. -
Arrange for publication in the proper newspaper.
Time and manner of publication:
A copy of the Notice of Petition to Administer Estate must be published three times in the legal notice section of a newspaper of general circulation in the city where the decedent resided, with at least five days between the first and last publication (not counting the publication dates). The first publication date must be at least 15 days prior to the hearing.Proper newspaper:
It is very important to publish the Notice of Petition to Administer Estate in the proper newspaper since the cost of publication is expensive and may be several hundred dollars. If the city where the decedent resided publishes a qualified newspaper, that newspaper must be used, even if other newspapers are also sold or distributed within the city and the decedent never read the designated newspaper.You must contact the newspaper and provide them with a copy of the Notice of Petition to Administer Estate. Pay close attention to the publishing schedule and deadlines so that the publication can be completed within the time required by law, especially if the newspaper is published only once a week. Make sure the front side of the Notice has been completely filled out. Missing or incorrect information could result in defective publication and extra cost to have the Notice re-published.
After publication has been completed, an Affidavit of Publication must be filed with the court. Ask the newspaper whether it will file the Affidavit directly with the court or send it to you. Remember, it is your responsibility to make sure that the Affidavit is filed, even if the newspaper says they will do it for you.
-
File your proof of service and proof of publication
File your signed Proof of Service (the reverse side of Form DE-121) and signed Proof of Publication with the court. (Keep a copy for your records.)
-
File your bond (if required)
A bond is required of all personal representatives to protect interested persons, including beneficiaries and creditors, against the wrongdoing of the personal representative. A bond is not required if the Will waives the bond requirement, or if all beneficiaries sign a waiver of the bond requirement and the written waivers are attached to the Petition for Probate.
The court will ordinarily require a non-resident personal representative to file a bond even if the Will waives bond.
If a bond is required, the amount of the bond will be fixed based on the estimated value of the decedent's personal property, plus the value of the decedent's real property (if the personal representative is given full authority under the Independent Administration of Estates Act), plus the estimated value of the annual gross income of all of the estate's property.
Bond can be reduced by requesting limited authority (so that real property cannot be sold without a court order), or by agreeing to deposit marketable securities and/or cash not required for estate administration into a blocked account that cannot be withdrawn without a court order.
-
Go to your hearing
Appear before the court at the scheduled hearing date. After the hearing, the clerk will file the signed Order for Probate and give you back your copies of the Order. You are to take the endorsed copy of the Order for Probate to the Clerk’s Office to be certified and to obtain Letters.
اطلاعات و سؤالات متداول برای آماده سازی دادخواست
در این بخش می‌توانید پاسخ سؤالات زیر را بیابید:
- صلاحیت‌ها: اگر در وصیت نامه‌ای به عنوان مجری نام برده شده‌اید، در صورتی که بیش از 18 سال سن داشته باشید و تحت قیمومیت نباشید یا به شکل دیگر ناتوان از انجام وظایف نماینده شخصی نباشید، واجد شرایط این خدمت خواهید بود. اگر از شما به عنوان مجری نام برده نشده است، یا اگر متوفی وصیتنامه نداشته است، باید مقیم ایالات متحده نیز باشید و اولویت داشته باشید که به عنوان مجری (در صورت عدم وجود وصیتنامه) یا مدیر وصیت نامه پیوست شده، انتخاب شوید (اگر وصیت‌نامه‌ای وجود داشته باشد اما از شما به عنوان مجری نام برده نشده باشد).
- اولویت انتصاب: اگر وصیتنامه وجود نداشته باشد یا وصیتنامه مجری معرفی نکند (یا افراد معرفی شده به دلیل فوت یا به دلیل عدم تمایل به خدمت قادر به خدمت‌رسانی نباشند)، آنگاه افراد مرتبط با متوفی حق دارند به ترتیب زیر منصوب شوند
- همسر بازمانده (اما: اگر دعوی طلاق قبل از فوت متوفی اقامه شده باشد ولی تکمیل نشده باشد و همسر بازمانده در تاریخ فوت جدا از متوفی زندگی می‌کرد، آنگاه همسر بازمانده پس از برادران و خواهران متوفی مستحق انتصاب است)
- فرزندان
- نوه‌ها
- موارد دیگر
- والدین
- برادران و خواهران (شامل برادران و خواهران ناتنی که از پدر یا مادر یکی باشند، اما نه برادران و خواهران ناتنی کامل - به موضوع یک همسر متوفی مراجعه کنید)
- اولاد خواهران و برادران (برادرزاده ها و خواهرزاده‌ها)
- پدربزرگ و مادربزرگ‌ها
- اولاد پدربزرگ و مادربزرگ (اول خاله/عمه و عمو/دایی و بعد عمو/دایی/خاله/عمه زاده‌ها)
- فرزندان همسر متوفی
- سایر اولاد همسر متوفی
- سایر اقوام نزدیک
- والدین همسر متوفی
- اولاد پدر و مادر همسر متوفی
- حافظ یا قیم دارایی که در زمان فوت به عنوان مجری عمل می‌کند و اولین حساب خود را ثبت کرده و به عنوان محافظ یا قیم برای هیچ شخص دیگری عمل نمی‌کند.
- مدیر دولتی
- طلبکاران
- هر شخص دیگر (همسایه‌ها، دوستان، سایر افراد غیر خویشاوند)
شخصی که برای انتصاب اولویت دارد اما مایل به خدمت نیست می‌تواند پیشنهاد را رد کرده و شخص دیگری را به عنوان نماینده شخصی معرفی کند. اگر می‌خواهید منصوب شوید اما اعضای دیگر خانواده در اولویت هستند، هر یک از آن افراد باید کتباً از خدمت استعفا دهند. هیچ فرم خاص یا چاپی برای معرفی یا رد خدمت وجود ندارد. شما باید پیوستی را برای هر فرد به عنوان بخشی از دادخواست انحصار وراثت آماده کنید. شخصی که به عنوان مجری نامیده می‌شود نیز ممکن است از انجام وظیفه خودداری کند و شخص دیگری را معرفی کند، اما مجری حق تعیین جانشین مجری یا مجری مشترک را ندارد.
مرحله 1
فرم‌های زیر را آماده و ثبت کنید که همه آنها را می‌توانید در اینجا بیابید. شما باید اصل و حداقل یک فتوکپی از هر فرم را ارائه دهید. همچنین در صورت نیاز به اثبات وصیتنامه، ممکن است لازم باشد فرم‌های زیر را ارسال کنید:
مرحله 2
از طریق پست به همه ذینفعان اطلاع‌رسانی مناسب را انجام دهید.
مرحله 3
ترتیب انتشار در روزنامه مناسب را بدهید.
مرحله 4
گواهی خدمات از طریق پست (به بخش «به چه کسی باید اطلاعیه دریافت کند» مراجعه کنید) و گواهی انتشار (به بخش «چگونه منتشر کنم» را ببینید) را در دادگاه ثبت کنید.
مرحله 5
در صورت لزوم وثیقه خود را ثبت کنید.
مرحله 6
در تاریخ مقرر دادرسی در دادگاه حاضر شوید. پس از جلسه دادرسی، منشی حکم انحصار وراثت را به صورت امضا شده ثبت می‌کند و نسخه‌هایی از حکم که مربوط به شما است را به خودتان پس می‌دهد. شما باید نسخه تأیید شده حکم انحصار وراثت را برای تایید و دریافت نامه‌ها به دفتر منشی ببرید.
- دادخواست برای انحصار وراثت (فرم DE-111) و کلیه پیوست‌ها
- اصل وصیت نامه (در صورت وجود)
- اطلاعیه دادخواست برای مدیریت دارایی (فرم DE-121)
- وظایف و تعهدات نماینده شخصی (فرم DE-147)
- مکمل محرمانه (فرم DE-147S)
- حکم برای انحصار وراثت (فرم DE-140)
- نامه‌ها (فرم DE-150)
- گواهی ابزار هولوگرافی (فرم DE-135)
- گواهی شاهد سند (فرم DE-131)
پرسنل دادگاه نمی‌توانند به شما راهنمایی کنند که چگونه فرم‌های مختلف مورد نیاز به عنوان بخشی از دادرسی را تکمیل کنید. با این حال، دستورالعمل‌های کلی زیر ممکن است برای هر فرم مفید باشد:
- دادخواست انحصار وراثت: به هر سؤال باید پاسخ داده شود و هر بخش باید به طور کامل تکمیل شود. اگر یک سؤال یا بخش به یک پیوست اشاره دارد، آن اطلاعات باید در یک برگه جداگانه (یا سند، در صورت لزوم) درج شود و به دادخواست پیوست شود. عدم تکمیل تمام بخش‌های دادخواست انحصار وراثت از جمله ضمیمه‌ها، ممکن است باعث شود که تاریخ رسیدگی تا زمان تکمیل شدن مکمل‌های کتبی ادامه یابد تا اطلاعات کسری ارائه شوند. برای دسترسی عمومی به چک لیست بازرس انحصار وراثت، به وبسایت DOMAIN مراجعه کنید. تعداد پیوست‌های مورد نیاز برای دادخواست شما به شرایط خاص مربوط به اموال هر متوفی بستگی دارد. به اطلاعیه و وصیت نامه‌ها (اگر متوفی وصیت نامه‌ای از خود به جا گذاشته است) در ادامه این بخش مراجعه کنید.
- اطلاعیه دادخواست برای مدیریت دارایی: این فرم برای دو منظور استفاده می‌شود: 1) برای انتشار در روزنامه، و 2) برای اطلاع افرادی که حق دریافت اطلاعیه در مورد تاریخ دادرسی را دارند. قسمت جلوی فرم را تکمیل کرده و آن را همراه با دادخواست انحصار وراثت ارسال کنید. شما به نسخه اصل و حداقل یک کپی نیاز دارید. کارمند بایگانی شماره پرونده را روی آن قرار می‌دهد و اصل و کپی (یا کپی‌ها) را به شما تحویل می‌دهد. فقط کپی را در پرونده خود قرار ندهید. باید از این فرم برای اطلاع‌رسانی به افراد ذینفع و برای انتشار استفاده کنید.
- وظایف و تعهدات نماینده شخصی: این فرم به طور کلی وظایف و تعهدات نماینده شخصی را خلاصه می‌کند. هر فردی که قرار است منصوب شود باید پشت فرم را امضا کند.
- مکمل محرمانه: هر فردی که قرار است منصوب شود باید اطلاعات درخواست شده در این فرم شامل تاریخ تولد نماینده شخصی و شماره گواهینامه رانندگی را ارائه دهد. اگر نماینده شخصی رانندگی نمی‌کند، شماره شناسایی کالیفرنیا کافی است. اگر نماینده شخصی رانندگی نمی‌کند، این نکته باید گفته شود.
- حكم برای انحصار وراثت: اصل و حداقل يك کپی از اين فرم باید به همراه ساير فرم‌ها به دادگاه تقديم شود. اگر قاضی دادخواست برای انحصار وراثت را بپذیرد و شما را به عنوان نماینده شخصی منصوب کند، تا بعد از جلسه دادرسی، هیچ نسخه‌ای دریافت نخواهید کرد.
- نامه‌ها: این فرم به عنوان سوگندنامه برای نماینده شخصی عمل می‌کند و ممکن است به هرکسی داده شود که به مدرکی مبنی بر اینکه شما به عنوان نماینده شخصی منصوب شده‌اید و صلاحیت دارید برای ترکه اقدامات انجام دهید نیاز داشته باشد. هر فردی که قرار است منصوب شود باید فرم را امضا کند. (اگر قرار است بیش از یک نفر منصوب شوند، هر دو یا همه آنها باید همان فرم را امضا کنند.) این فرم باید به همراه سایر فرم‌ها به منشی بایگانی داده شود، اما منشی نامه‌ها را بایگانی نمی‌کند یا هیچ نسخه‌ای را در زمان ثبت به شما بر نمی‌گرداند. این فرم در پرونده قاضی قرار می‌گیرد تا بازرس انحصار وراثت قبل از جلسه دادرسی آن را بازنگری کند. در صورت منصوب شدن شما، نامه‌ها توسط منشی بایگانی ثبت و صادر می‌شوند. شما می‌توانید در آن زمان یا در هر زمان بعدی به تعداد مورد نیاز کپی دریافت کنید. مؤسساتی مانند بانک‌ها یا شرکت‌های تعیین مالکیت، عموماً به کپی‌های برابر با اصل نیاز دارند که برای آنها هزینه اضافی باید پرداخت کرد. برخی از موسسات، مانند نمایندگی‌های انتقال سهام، همچنین می‌خواهند که نامه ها ظرف 60 روز از تاریخ برابر با اصل شدنشان توسط منشی بایگانی، ارسال شوند.
- گواهی ابزار هولوگرافی: در صورتی که متوفی وصیتنامه هولوگرافیک (دست نویس) از خود به جا گذاشته باشد، این فرم الزامی است. یک نسخه از وصیتنامه باید به عنوان پیوست 4 ضمیمه شود.
- گواهی شاهد سند: در صورتی كه متوفی وصیت نامه (یا متمم وصیتنامه) تأیید شده‌ای از خود به جای گذاشته باشد، این فرم الزامی است (این امر معمولاً در وصیت نامه‌هایی كه قبل از سال 1985 اجرا شده‌اند، اتفاق می‌افتد). شما باید یکی از شاهدان وصیتنامه (یا متمم وصیت نامه) را پیدا کنید که بتواند فرم را برای اثبات صحت وصیت نامه امضا کند. یک نسخه از وصیت نامه باید به عنوان پیوست 1 ضمیمه شود.
اساساً سه نوع وصیتنامه وجود دارد: وصیت نامه تأیید شده، وصیت نامه هولوگرافیک و وصیتنامه قانونی. وصیت نامه در صورتی "اثبات" می‌شود و برای انحصار وراثت پذیرفته می‌شود که طبق قانون کالیفرنیا به درستی توسط فرد بزرگسالی که در زمان امضا دارای صلاحیت وصیت کردن بوده و تحت نفوذ ناروا نبوده است، تنظیم و اجرا شده باشد. اطلاعات کلی در مورد انواع وصیت نامه به شرح زیر است:
- وصیت نامه تأیید شده (همچنین با عنوان وصیت نامه در حضور شاهد نیز شناخته می شود): وصیت نامه‌های تأیید شده معمولاً توسط یک وکیل به صورت تایپی تهیه می‌شوند و در مقابل دو (یا سه) شاهد بی‌طرف که هیچ پاداشی به موجب وصیت نامه دریافت نمی‌کنند امضا می‌شود. اگر شرط تصدیق امضا شده توسط شهود حاوی بیانیه ای باشد مبنی بر اینکه شهود تحت مجازات شهادت دروغ امضا می کنند، وصیت نامه درستی خود را اثبات می‌کند. وصیت نامه‌ای را که درستی خود را اثبات می‌کند، می توان برای انحصار وراثت بدون شهادت هر یک از شاهدان حاضر بر سند پذیرفت. وصیت نامه انتقال خودکار (pour-over) یک وصیت نامه تاییدشده است (و ممکن است خودتأییدکننده نیز باشد) که همراه با یک سند امانت قابل فسخ تنظیم می‌شود و تمام دارایی متوفی را که مشمول انحصار وراثت است به امین سند امانت قابل فسخ می‌دهد.
- وصیت نامه هولوگرافیک: وصیت نامه‌های هولوگرافیک وصیت نامه‌های دست‌نویسی هستند که توسط وصیت‌کننده و به خط خود او تهیه می‌شوند. وصیت نامه هولوگرافیک لازم نیست در حضور شاهدان امضا شود یا محضری باشد. وصیت نامه هولوگرافیک در صورتی می‌تواند پذیرفته شود که دست خط وصیت‌کننده با شهادت حداقل یکی از شاهدانی که شخصاً با وصیت‌کننده آشنا بوده است و دستخط وصیت‌کننده را شخصا می‌شناسد، قابل اثبات باشد.
- وصیت نامه‌های قانونی: وصیت نامه‌های قانونی وصیت نامه‌هایی هستند که از قبل چاپ شده اند و جاهای خالی آنها را پر می‌کنند که فرم و محتوای آنها به طور خاص طبق قانون کالیفرنیا تبیین شده است. وصیت نامه قانونی نوعی وصیت نامه تایید شده است که باید در حضور (حداقل) دو شاهد امضا شود. این نوع وصیت نامه، یک وصیت‌نامهٔ خود تأییدکننده است زیرا اظهارنامه مورد نیاز تحت مجازات شهادت دروغ در فرم چاپی گنجانده شده است. با این حال، وصیت‌کننده باید دقت زیادی به خرج دهد تا دستورالعمل‌های انتخاب مجری و تصمیم‌گیری درباره نحوه تقسیم اموال را به دقت دنبال کند تا وصیت نامه به درستی اجرا شود.
- اشخاصی که حق دریافت اطلاعیه دارند: همه اشخاص یا نهادهایی (مانند کلیساها یا سایر مؤسسات خیریه) که در وصیت نامه نام برده شده‌اند، از جمله هر شخص یا شرکتی که به عنوان مجری معرفی شده است، و همه افرادی که به عنوان وارث به واسطه وراثت بدون وصیت نامه، حق ارث خواهند داشت (حتی اگر از متوفی وصیت نامه باقی مانده باشد) حق دریافت اطلاعیه در مورد دادخواست انحصار وراثت را دارند. در صورت ناشناخته بودن آدرس شخص، باید اطلاعات تکمیلی به دادگاه ارائه شود که تحویل اطلاعیه ممکن نیست. در چنین شرایطی، شما باید تلاش معقولی برای یافتن فرد مفقود شده داشته باشید و اظهارنامه یا استشهادنامه‌ای برای اطلاع از اقداماتی که انجام داده‌اید به دادگاه ارائه دهید. اگر تبعه یک کشور خارجی بدون به جا گذاشتن وصیتنامه فوت کند یا وصیت نامه‌ای به جا بگذارد که نامی از مجری وصیت نامه در آن وجود نداشته باشد، یا اگر از وصیت نامه معلوم شود که دارایی به شهروند یک کشور خارجی منتقل می‌شود، آنگاه اطلاعیه‌ای باید به یک مقام دیپلماتیک یا کنسولی رسمی کشور خارجی داده شود، در صورتی که آن مقام در ایالات متحده دفتر داشته باشد.
- شرایط اطلاعیه: اطلاعیه باید از طریق پست درجه یک یا با تحویل شخصی یک نسخه به هر شخص یا نهاد حداقل 15 روز قبل از جلسه دادرسی تحویل داده شود. هر فرد باید یک کپی از "اعلامیه دادخواست مدیریت دارایی" را دریافت کند که اطلاعات تاریخ دادرسی را نشان می‌دهد. همچنین توصیه می‌شود (اما الزامی نیست) که برای هر فرد یک کپی از دادخواست انحصار وراثت به همراه تمام پیوست‌ها ارسال شود. توجه: اگر شما شخصی هستید که می‌خواهید به عنوان نماینده شخصی منصوب شوید، نمی‌توانید رونوشتها را پست کنید و باید از شخص دیگری که از طرف‌ها نیست بخواهید اسناد را برای شما پست کند. پس از پست یا تحویل رونوشتها، از شخصی که اسناد را پست کرده است، بخواهید گواهی خدمات از طریق پست را که در پشت اطلاعیه دادخواست مدیریت دارایی است تکمیل کند و گواهی ارائه خدمات از طریق پست را امضا کند. بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید که به همه افراد و نهادهای ذکر شده به موجب بند 9 دادخواست انحصار وراثت، اطلاعیه داده شده است. در صورت نیاز به فضای بیشتر، یک صفحه جداگانه پیوست کنید. گواهی خدمات از طریق پست را به صورت امضاشده در دادگاه ثبت کنید.
- زمان و نحوه انتشار: یک نسخه از اطلاعیه دادخواست مدیریت دارایی باید سه بار در قسمت آگهی‌های قانونی روزنامه کثیرالانتشار شهر محل سکونت متوفی با فاصله حداقل پنج روز بین اولین و آخرین روز(بدون احتساب روزهای انتشار) چاپ شود. اولین تاریخ انتشار باید حداقل 15 روز قبل از جلسه دادرسی باشد.
- روزنامه مناسب: انتشار اطلاعیه دادخواست مدیریت دارایی در روزنامه مناسب بسیار مهم است زیرا هزینه انتشار گران است و ممکن است تا چند صد دلار باشد. اگر شهری که متوفی در آن اقامت داشته روزنامه واجد شرایطی منتشر کند، باید از آن روزنامه استفاده شود، حتی اگر روزنامه‌های دیگر نیز در شهر فروخته یا توزیع می‌شوند و متوفی هرگز روزنامه تعیین شده را نخوانده باشد. شما باید با روزنامه تماس بگیرید و یک نسخه از اطلاعیه دادخواست مدیریت دارایی را به آنها بدهید. به زمانبندی و مهلت‌های انتشار دقت کنید تا در زمان مقرر شده توسط قانون، انتشار انجام شود، به خصوص اگر روزنامه فقط هفته‌ای یک بار منتشر می‌شود. مطمئن شوید که قسمت جلوی اعلامیه کاملاً پر شده است. اطلاعات غایب یا نادرست می‌توانند منجر به انتشار معیوب و هزینه اضافی برای انتشار مجدد اعلامیه شوند. پس از اتمام انتشار، گواهی انتشار باید در دادگاه ثبت شود. از روزنامه بپرسید که آیا گواهی انتشار را مستقیماً به دادگاه ارسال می‌کند یا اینکه برای شما ارسال می‌کند. به یاد داشته باشید، این مسئولیت شماست که مطمئن شوید که گواهی ثبت شده است، حتی اگر روزنامه بگوید که آنها این کار را برای شما انجام خواهند داد.
انتصاب مدیر ویژه:
معمولاً از زمان ثبت دادخواست انحصار وراثت تا صدور نامه‌ها به نماینده شخصی، چهار تا شش هفته طول می کشد. اگر یک موقعیت اضطراری وجود داشته باشد طوری که قبل از رسیدگی به دادخواست انحصار وراثت توسط قاضی انحصار وراثت، نیاز فوری به قرار ملاقات وجود داشته باشد، می‌توانید یک دادخواست جداگانه برای نامه‌های مدیریت ویژه ارائه دهید. نامه های مدیریت ویژه نامه‌های موقتی هستند که می توانند توسط قاضی انحصار وراثت برای هدفی خاص بدون جلسه دادرسی (ex parte) تأیید شوند.
وضعیت‌های معمول که در آن نامه‌های مدیریت ویژه معقول است، شامل مواردی هستند که متوفی صاحب یک کسب و کار بوده و یک نماینده قانونی باید برای اداره کسب و کار و امضای چک‌های حقوق و دستمزد باید منصوب شود. همچنین در صورتی که متوفی اموال غیرمنقول را بفروشد و یک سند تضمینی باز کند اما قبل از بسته شدن سند تضمینی فوت کرده باشد، نامه‌های مدیریت ویژه صادر می‌شوند.
دادخواست برای نامه‌های مدیریت ویژه تأیید نمی‌شود مگر اینکه دادخواستی برای انحصار وراثت نیز ثبت شده باشد. شما باید از فرم دادخواست برای انحصار وراثت، فرم شورای قضایی DE-111، شامل پیوستی در بخش 3.f.(3) که دلیل نیاز به نامه‌های مدیریت ویژه و اختیارات خاص مورد نیاز را مشخص می‌کند، استفاده کنید. این اسناد به همراه وظایف و تعهدات نماینده شخصی و پیوست مکمل محرمانه در دفتر منشی ثبت می‌شوند.
شما همچنین باید حکم انتصاب مدیر ویژه و نامه‌های امضا شده مدیریت ویژه را همراه داشته باشید. ابلاغ 48 ساعته دادخواست شما برای مدیریت ویژه به کلیه افرادی که وارث یا ذینفع متوفی هستند و یا در وصیت نامه متوفی به عنوان مجری نام برده شده‌اند (در صورت وجود) الزامی است.
بازرسِ انحصار وراثت، مدارک را بررسی می‌کند تا مطمئن شود که به درستی تکمیل شده باشند و از نظر مقام مسئول ویژه، شفاف هستند. سپس بازرس انحصار وراثت، دادخواست نامه‌های مدیریت ویژه را به قاضی انحصار وراثت ارائه می‌کند.
اگر قاضی انحصار وراثت دادخواست را تأیید کرد، می‌توانید حکم و نامه‌های امضا شده را از پنجره ثبت اسناد انحصار وراثت تحویل بگیرید. اگر می‌خواهید کپی‌های برابر با اصل شده نامه‌ها را داشته باشید، هزینه جداگانه‌ای باید پرداخت شود.
نامه‌های مدیریت ویژه فقط برای مدت زمان محدودی معتبر هستند، معمولاً تا تاریخ رسیدگی به دادخواست انحصار وراثت. در طول مدتی که نامه‌های مدیریت ویژه لازم الاجرا هستند، نماینده شخصی به عنوان مدیر ویژه شناخته می‌شود، حتی اگر در وصیت نامه متوفی به عنوان مجری معرفی شود.
بعلاوه، نامه‌های مدیریت ویژه معمولاً فقط برای هدف خاصی که نیاز به توجه فوری دارد، تأیید می‌شوند و دستور انتصاب مدیر ویژه باید شامل پیوستی باشد که اختیارات خاص داده شده به مدیر ویژه را مشخص می‌کند. تنها در موارد نادری که نمی‌توان نماینده شخصی معمول را برای مدتی طولانی منصوب کرد (مثلاً به دلیل مشاجرات در مورد وصیت نامه یا اختلاف قضایی بر سر اینکه چه کسی باید به عنوان نماینده شخصی منصوب شود) به یک مدیر ویژه، اختیارات معمول یک نماینده شخصی داده می‌شود.
برای حمایت از افراد ذینفع، از جمله ذینفعان و طلبکاران، در برابر تخلف نماینده شخصی، گرفتن وثیقه از کلیه نمایندگان شخصی لازم است. در صورتی که وصیتنامه، از شرط وثیقه چشم‌پوشی کند، یا اگر همه ذینفعان از شرط دادن وثیقه چشم‌پوشی کنند و کتباً چشم‌پوشی خود را پیوست کرده باشند، وثیقه لازم نیست.
دادگاه معمولاً از یک نماینده شخصی غیر مقیم می‌خواهد که وثیقه بگذارد، حتی اگر وصیت نامه از شرط وثیقه چشم پوشی کند.
در صورت نیاز به وثیقه، مبلغ وثیقه بر اساس ارزش تخمینی اموال شخصی متوفی به اضافه ارزش اموال غیرمنقول متوفی (در صورتی که طبق قانون مستقل مدیریت دارایی (Independent Administration of Estates Act) به نماینده شخصی اختیارات کامل داده شود) تعیین می‌شود، به این مبلغ ارزش تخمینی درآمد ناخالص سالانه تمام دارایی املاک اضافه می‌شود.
وثیقه را می‌توان با درخواست اختیارات محدود کاهش داد (به طوری که اموال غیرمنقول را نتوان بدون حکم دادگاه فروخت)، یا با موافقت با سپرده گذاری اوراق بهادار قابل فروش و/یا پول نقدی که برای مدیریت دارایی لازم نیست و سپرده کردن آن در حساب مسدود شده‌ای که بدون حکم دادگاه قابل برداشت نباشد.